導入workflow對企業所帶來的工作效率提昇

底下為我在今年93年12月投稿在ITHome雜誌裡的文章，共四篇，特po上來與大家分享！也算是自我文章的一種記錄。


　　WorkFlow(工作流程自動化)首重在企業內人與人之間的流程活動，例如：專案指派流程、標案審核流程、進度報告流程、請假批準流程..等，所以難免會有經常變更的情形，這時所需考慮到的就是您所採用的WorkFlow系統對於既有流程的變更彈性有多大？

　　通常流程的變更有以下幾種情形：「簽核流程變更」、「審核人員變更」、「審核方式變更」..等，而一個完整的WorkFlow則應該具備有的功能就應包含：「比例/人數/組織會簽流程」、「條件式串簽&會簽混合流程」、「條件式+臨時加簽會簽流程」、「條件式串簽流程」、「滑步處理」、「定時觸發單據」..等，以應付企業的種種複雜流程設計，並透過易上手的使用者介面，不需額外撰寫程式，只需做簡單的設計即可輕易變更流程。

　　而在人員管理方面，一個完善的WorkFlow也應是採「Role Based」架構，使得表單流程不綁死在特定帳號與人員身上，而是取決於職務角色，無論組織異動如何頻繁，只要職務功能不變，表單流程都無須變更，甚至連部門的裁徹或工作轉移，只須把所屬職務轉派給新部門即可，表單流程皆無須變動。

　　WorkFlow也經常需與其它系統整合，例如：當流程通過後送到ERP/HR系統內處理、與AD Server整合將人員同步管理..等，所以有無提供彈性的無程式碼整合環境、支援開放性的資料庫架構及整合平台..等，在日後對於企業所會帶來的效益，其影響甚鉅。